De uitdagingen van een buitenlandse beurs

Door Ruben Kremer, commercieel manager

Er zijn weinig beurshallen in de wereld waar ik met Artica niet ben geweest. Van Kuala Lumpur tot Leipzig en van de RAI tot Amman. Hoewel het opbouwen van een stand altijd vrijwel hetzelfde verloopt, gebeuren er tijdens elke opbouw ook dingen die je niet voorziet. Zo ook vorige week, tijdens de Milipol Asia-Pacific die van 4 tot 6 april in Singapore plaatsvond.

In de dertien jaar dat ik bij Artica werk, ben ik samen met collega’s op tientallen locaties geweest. Sig Sauer is zo’n klant voor wie ik met Artica de hele wereld over reis. Voor deze klant in de security sector gaan we samen met Pinnacle Exchibits uit Amerika jaarlijks naar zo’n tien beurzen in Europa en Azië. We hebben een grote hoeveelheid stand-onderdelen ontwikkeld: sommige specifiek voor één beurs, andere meerdere keren inzetbaar. Het belangrijkste is dat we op elke beurs een consistente look en kwaliteit neerzetten. En natuurlijk dat we zorgen voor de juiste merkbeleving.

Beursvoorbereidingen

De voorbereidingen voor de beurs in Singapore begonnen voor ons al in december. Na het ontwerpen, uittekenen en maken van de verschillende stand-onderdelen, kon alles op transport. In samenwerking met SCS Logistics regelden we de zending per schip. Daar komt heel wat papierwerk bij kijken. Voor alle onderdelen die we verzenden, moeten we een zogenaamd ATA-carnet aanvragen: een soort paspoort voor goederen die de grens overgaan. Als de zending eenmaal weg is, moeten we vooral praktische zaken regelen. En natuurlijk moeten we ervoor zorgen dat we zelf op tijd en met voldoende mankracht de stand kunnen opbouwen.

Team Artica

Begin april reisde ik met vier collega’s af naar Singapore. Waar we normaal één Artica-supervisor sturen en de rest van het personeel lokaal inhuren, hebben we nu een heel team overgevlogen. In slechts twee dagen tijd moesten we namelijk from scratch de hele stand opbouwen. Ter vergelijking: normaal hebben we daar een aantal dagen tot een week de tijd voor. Twee dagen is zó beperkt, dat alles vlekkeloos moet verlopen. Dus hadden we medewerkers nodig waarvan we 100 procent zeker wisten dat ze goed op elkaar ingespeeld waren.

Hulp van locals

We werkten op locatie ook samen met een lokaal bedrijf (vergelijkbaar met Artica) dat we inmiddels goed kennen. Inmiddels weten we namelijk dat de hulp van locals een must is tijdens de opbouw en de beurs zelf. Elke beurs heb je te maken met bepaalde issues. Als je die zelf moet oplossen zonder kennis van de locatie, cultuur en taal, is dat knap lastig. Ook in Singapore waren we weer blij met local Shawn Lee. Tot de avond voor de beursopening, hield de douane namelijk nog een volledige vracht vast. Bij een beurs in de security sector is dat natuurlijk altijd een risico. Op zo’n moment weet een local precies wie hij moet bellen en wat de werkwijze is. Net voor middernacht kwam de vracht aan, die ik in naam van de klant kon aftekenen. Een zorg minder.

Ode aan de airco

Dit was niet het enige waar we in Singapore mee te dealen hadden. Je werkt namelijk onder hele andere omstandigheden. 32 graden en een enorme luchtvochtigheid. Dat is niet alleen enorm zweten, maar zorgt ook voor andere uitdagingen. We werken een stand altijd af met verf, zodat het een mooi geheel wordt. Maar ‘moderne’ verf op waterbasis droogt vanwege de luchtvochtigheid voor geen meter. Lokale partijen werkten allemaal nog met ouderwetse synthetische verf. “Rare lui”, dachten we eerst nog. Maar zo gek was dat nog niet. Onze ‘natte’ stand, hebben we uiteindelijk droog gekregen met dank aan een partij airco’s!

Let op led

Verlichting is ook altijd een punt in Aziatische landen. In Europa is het heel normaal om ledverlichting te verwerken in beursstands. Alles is tegenwoordig immers led. Helaas loopt dit op Aziatische beurzen enorm in de cijfers. Daar betaal je namelijk per meter ledlicht-aansluiting. Heel kneuterig meet de organisatie elke meter verlichting ter plekke op. Bij een modern verlichte stand zijn ze wel even bezig. Katsjing! Ik wist dit overigens van tevoren en heb dit besproken met de klant. Voor Sig Sauer maken we onderdelen die naar meerdere beurzen gaan. De extra verlichtingskosten die we maken in Singapore zijn voordeliger dan de stand voor elke specifieke beurs aanpassen. Wel een belangrijke aandachtspuntje natuurlijk dat we een beetje spaarzaam omgaan met de hoeveelheid verlichting!

Ontzorgen

Uiteindelijk kijk ik ook op deze beurs weer met een goed gevoel terug. We hopen altijd iets extra’s te bieden aan de klant. Onze scope is een goede stand opleveren volgens afspraak. Dat is vanzelfsprekend en dat moet gewoon goed. Maar alle service die we daarbuiten bieden, bepaalt hoe tevreden een klant echt is. De klant volledig ontzorgen, op tijd naar het hotel kunnen sturen en alles uit handen nemen. Daar willen wij ons in onderscheiden. In Singapore is die missie weer geslaagd, met dank ook aan Shawn Lee.

Local life

Een local is trouwens niet alleen handig als ondersteuning bij de beurs. Als we na een werkdag van veertien uur met zijn allen een hapje willen eten, is het maar ál te handig dat iemand de leukste lokale tentjes weet te vinden. En precies weet te vertellen welk lokale drankjes en gerechten we echt eens moeten proberen... Cheers!

Heb jij al eens op een buitenlandse beurs gestaan? We zijn benieuwd naar jouw ervaringen!